Eventos especiales

Gracias por elegir al Departamento de Parques y Recreación del Condado de Prince William (PWCDPR) para celebrar su evento especial. Para presentar la solicitud, se requiere una tarifa de solicitud no reembolsable de $25.00 que se puede pagar con tarjeta de crédito, cheque o giro postal. Los cheques deben ser a nombre del condado de Prince William.

Lea detenidamente esta solicitud y envíela en su totalidad.
 

• Las solicitudes deberán presentarse con un mínimo de 60 días de antelación a la celebración del evento.
• El hecho de rellenar la solicitud no garantiza ni implica la aceptación o aprobación del evento ni la reservación de la fecha o el servicio.
• No se podrá hacer publicidad del evento hasta que el organizador reciba la aprobación por escrito del PWCDPR.
• El departamento dará una respuesta al solicitante en un plazo de dos semanas a partir de la recepción de la solicitud rellenada.
• Se podrán denegar las solicitudes incompletas o presentadas con menos de 30 días de antelación a la fecha del evento.
• Si se trata de carreras o marchas, se deberá presentar un mapa del lugar del evento junto con la solicitud. Se podrá denegar la admisión de vendedores si no se incluyen en la solicitud original.
• Se deberá adjuntar a la solicitud una lista de vendedores en la que figuren los datos de contacto.
• Es posible que se requiera información o documentación adicional en función del tipo de evento o de sus actividades.
• Las solicitudes se examinan en el orden en que se reciben. Las tarifas se calcularán una vez revisada la solicitud.

Información sobre el evento

Requisitos de seguro

Se exige que todos los eventos especiales tengan un certificado actual de cobertura de seguro de responsabilidad civil general de $1,000,000 en el que figure el Departamento de Parques y Recreación del Condado de Prince William (PWC) como "Asegurado adicional" en la póliza. (El agregado debe aplicarse por sitio y no a nivel nacional en el caso de un festival o evento nacional o en varias ubicaciones).
 

• Se podrán ampliar los requisitos del seguro en función del tamaño y el tipo de evento, según lo considere necesario el Departamento de Riesgos del PWC.
• En la póliza de seguro se debe indicar claramente que está cubierto el evento, no la organización.
• También deben figurar el nombre, la fecha y el lugar del evento.
• La compañía de seguros debe estar autorizada por la Oficina de Seguros de Virginia (Virginia Bureau of Insurance) y estar al corriente con sus obligaciones.

Acuerdo para eventos especiales del Departamento de Parques y Recreación del Condado de Prince William (PWCDPR)

1. Reconocer que toda la información proporcionada en la solicitud es correcta. No se podrán realizar cambios sin el permiso por escrito del personal del PWCDPR.
2. El permiso de uso es únicamente para la fecha, hora y finalidad indicadas en la solicitud.
3. Una vez aprobado el evento, seguir los términos y condiciones escritos que proporcionó el PWCDPR.
4. Proporcionar el certificado de seguro diez (10) días hábiles antes de la fecha del evento.
5. El jefe de guardaparques del PWC establecerá las necesidades de seguridad requeridas para el evento y, si es necesario, el solicitante proporcionará seguridad para el evento.
6. Aceptar pagar por todos los servicios sujetos a pago, tales como tarifas de alquiler, tarifas de personal, tarifas de alcohol, tarifas de equipo, tarifas de baños portátiles, tarifas de limpieza y tarifas de preparación del campo asociadas con este evento.
7. Confirmar que un organizador del evento estará presente en el lugar al comienzo de la preparación y durante toda la duración del evento.
8. Garantizar que todos los participantes, voluntarios y espectadores respeten todas las leyes, ordenanzas y normas del parque. Tenga en cuenta que el alcohol está prohibido sin un permiso especial del personal del PWCDPR y del Departamento de Control de Bebidas Alcohólicas de Virginia (ABC).
9. Exigir a todos los vendedores que dispongan de las licencias, permisos y seguros correspondientes.
10. Si se solicita, permitir que el PWCDPR instale una mesa informativa para promocionar programas y eventos.
11. A menos que se indique en el acuerdo, el permiso es para uso no exclusivo del parque/instalación.
12. Retirar todo equipo privado, señalización, etc., antes de la hora de cierre del parque/instalación el día del evento.
13. Dejar el parque/la instalación en las mismas condiciones en que se encontró, y depositar la basura y los materiales reciclables en los contenedores provistos.
14. Aceptar indemnizar, proteger y eximir de responsabilidad al condado de Prince William, sus oficiales, funcionarios, empleados y agentes de cualquier reclamo, demanda, acción, juicio, daño, pérdida y gasto en relación con cualquier persona o propiedad que surja del presente Acuerdo o en conexión con él para el uso de dicho parque/instalación, así como pagar por cualquier costo asociado con lo anterior que resulte del uso del parque/instalación por parte del organizador o los asistentes al evento.
15. El PWCDPR tiene el derecho de cancelar el evento por cualquier motivo, pero la cancelación es probable si la seguridad de los participantes o la condición de la propiedad está en riesgo.
16. Entender que el incumplimiento de las ordenanzas del condado de Prince William, los códigos, las normas del parque, los términos de este acuerdo y las condiciones escritas pueden servir de base para la cancelación inmediata del evento, la revocación del uso de las instalaciones y/o la pérdida de privilegios futuros.

Como organizador del evento especial descrito en esta solicitud, entiendo que los términos anteriores son mis/nuestras responsabilidades/requisitos para el evento y, al presentar esta solicitud, estoy de acuerdo con ellos.