Gracias por elegir al Departamento de Parques y Recreación del Condado de Prince William (PWCDPR) para celebrar su evento especial. Para presentar la solicitud, se requiere una tarifa de solicitud no reembolsable de $25.00 que se puede pagar con tarjeta de crédito, cheque o giro postal. Los cheques deben ser a nombre del condado de Prince William.
Lea detenidamente esta solicitud y envíela en su totalidad.
- Las solicitudes deberán presentarse con un mínimo de 60 días de antelación a la celebración del evento.
- El hecho de rellenar la solicitud no garantiza ni implica la aceptación o aprobación del evento ni la reservación de la fecha o el servicio.
- No se podrá hacer publicidad del evento hasta que el organizador reciba la aprobación por escrito del PWCDPR.
- El departamento dará una respuesta al solicitante en un plazo de dos semanas a partir de la recepción de la solicitud rellenada.
- Se podrán denegar las solicitudes incompletas o presentadas con menos de 30 días de antelación a la fecha del evento.
- Si se trata de carreras o marchas, se deberá presentar un mapa del lugar del evento junto con la solicitud. Se podrá denegar la admisión de vendedores si no se incluyen en la solicitud original.
- Se deberá adjuntar a la solicitud una lista de vendedores en la que figuren los datos de contacto.
- Es posible que se requiera información o documentación adicional en función del tipo de evento o de sus actividades.
- Las solicitudes se examinan en el orden en que se reciben. Las tarifas se calcularán una vez revisada la solicitud.
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Si otra persona es el contacto el día del evento, indique su nombre, teléfono y correo electrónico para comunicarnos con ella.
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Información sobre el evento
Fecha del evento solicitada: disponga de 2 meses de antelación y de una fecha alternativa
23. Descripción del evento: adjunte o facilite a continuación una descripción general del evento, el público al que va dirigido y su finalidad. *This question is required.
Indique una estimación para lo siguiente:
34. Para eventos en los que se prevee una asistencia de más de 100 personas, incluya un plan de estacionamiento, un plan de voluntariado y un plano del evento. Los eventos deportivos o carreras requieren lo siguiente, además de lo mencionado anteriormente: plan de emergencia. También puede ser necesario un puesto de primeros auxilios. Los eventos a gran escala requieren un plan de marketing, un plan de estacionamiento, un plan de voluntariado y planes de emergencia. * Estos planes están sujetos a revisión por parte de las Agencias de Seguridad Pública del Condado de Prince William (policía, bomberos o gestión de emergencias).
En el caso de eventos a gran escala o de eventos que planteen problemas de estacionamiento o de acceso a los espacios, es posible que se requieran medidas de seguridad adicionales o tarifas de impacto adicionales, así como más baños portátiles, que correrán a cargo del organizador del evento.
Requisitos de seguro
Se exige que todos los eventos especiales tengan un certificado actual de cobertura de seguro de responsabilidad civil general de $1,000,000 en el que figure el Departamento de Parques y Recreación del Condado de Prince William (PWC) como "Asegurado adicional" en la póliza. (El agregado debe aplicarse por sitio y no a nivel nacional en el caso de un festival o evento nacional o en varias ubicaciones).
- Se podrán ampliar los requisitos del seguro en función del tamaño y el tipo de evento, según lo considere necesario el Departamento de Riesgos del PWC.
- En la póliza de seguro se debe indicar claramente que está cubierto el evento, no la organización.
- También deben figurar el nombre, la fecha y el lugar del evento.
- La compañía de seguros debe estar autorizada por la Oficina de Seguros de Virginia (Virginia Bureau of Insurance) y estar al corriente con sus obligaciones.
Acuerdo para eventos especiales del Departamento de Parques y Recreación del Condado de Prince William (PWCDPR)
- Reconocer que toda la información proporcionada en la solicitud es correcta. No se podrán realizar cambios sin el permiso por escrito del personal del PWCDPR.
- El permiso de uso es únicamente para la fecha, hora y finalidad indicadas en la solicitud.
- Una vez aprobado el evento, seguir los términos y condiciones escritos que proporcionó el PWCDPR.
- Proporcionar el certificado de seguro diez (10) días hábiles antes de la fecha del evento.
- El jefe de guardaparques del PWC establecerá las necesidades de seguridad requeridas para el evento y, si es necesario, el solicitante proporcionará seguridad para el evento.
- Aceptar pagar por todos los servicios sujetos a pago, tales como tarifas de alquiler, tarifas de personal, tarifas de alcohol, tarifas de equipo, tarifas de baños portátiles, tarifas de limpieza y tarifas de preparación del campo asociadas con este evento.
- Confirmar que un organizador del evento estará presente en el lugar al comienzo de la preparación y durante toda la duración del evento.
- Garantizar que todos los participantes, voluntarios y espectadores respeten todas las leyes, ordenanzas y normas del parque. Tenga en cuenta que el alcohol está prohibido sin un permiso especial del personal del PWCDPR y del Departamento de Control de Bebidas Alcohólicas de Virginia (ABC).
- Exigir a todos los vendedores que dispongan de las licencias, permisos y seguros correspondientes.
- Si se solicita, permitir que el PWCDPR instale una mesa informativa para promocionar programas y eventos.
- A menos que se indique en el acuerdo, el permiso es para uso no exclusivo del parque/instalación.
- Retirar todo equipo privado, señalización, etc., antes de la hora de cierre del parque/instalación el día del evento.
- Dejar el parque/la instalación en las mismas condiciones en que se encontró, y depositar la basura y los materiales reciclables en los contenedores provistos.
- Aceptar indemnizar, proteger y eximir de responsabilidad al condado de Prince William, sus oficiales, funcionarios, empleados y agentes de cualquier reclamo, demanda, acción, juicio, daño, pérdida y gasto en relación con cualquier persona o propiedad que surja del presente Acuerdo o en conexión con él para el uso de dicho parque/instalación, así como pagar por cualquier costo asociado con lo anterior que resulte del uso del parque/instalación por parte del organizador o los asistentes al evento.
- El PWCDPR tiene el derecho de cancelar el evento por cualquier motivo, pero la cancelación es probable si la seguridad de los participantes o la condición de la propiedad está en riesgo.
- Entender que el incumplimiento de las ordenanzas del condado de Prince William, los códigos, las normas del parque, los términos de este acuerdo y las condiciones escritas pueden servir de base para la cancelación inmediata del evento, la revocación del uso de las instalaciones y/o la pérdida de privilegios futuros.
Como organizador del evento especial descrito en esta solicitud, entiendo que los términos anteriores son mis/nuestras responsabilidades/requisitos para el evento y, al presentar esta solicitud, estoy de acuerdo con ellos.
37. Nombre del representante autorizado del evento *This question is required.
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